POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

1. Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (dalej jako Polityka)
ma za zadanie stanowić mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w
przedsiębiorstwie działającym pod firmą Firma Handlowo-Usługowa Monika Mądel z siedzibą w
miejscowości Partynia (dalej jako: Przedsiębiorstwo).
Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO –
rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie
ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne
rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).
2. Polityka zawiera:
- opis zasad ochrony danych obowiązujących w Przedsiębiorstwie;
- odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące
poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania
w odrębnych dokumentach);
3. Odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest właściciel Przedsiębiorstwa
Za nadzór i monitorowanie przestrzegania Polityki odpowiada:
- Przedsiębiorca
Za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialni są:
- Przedsiębiorca
- wszyscy członkowie personelu Przedsiębiorstwa.
Spółka powinna też zapewnić zgodność postępowania kontrahentów Przedsiębiorstwa z niniejszą
Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych osobowych przez
Przedsiębiorstwo.
4. Skróty i definicje:
Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie
z kontekstu.
RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne
rozporządzenie
o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).
Dane oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
Dane wrażliwe oznaczają dane specjalne i dane karne.
Dane specjalne oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające
pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe,
przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego
zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.
Dane karne oznaczają dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących
i naruszeń prawa.
Dane dzieci oznaczają dane osób poniżej 16. roku życia.
Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie
z kontekstu.
Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której Spółka powierzyła przetwarzanie
danych osobowych (np. usługodawca IT, przychodnie lekarskie, firma ochroniarska, ubezpieczyciele,
dostawcy oprogramowania, notariusz, sąd rejestracyjny, biura projektowe, usługodawca BHP).
Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
RCPD lub Rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.
Przedsiębiorstwo oznacza przedsiębiorstwo Firma Handlowo-Usługowa Monika Mądel
5. Ochrona danych osobowych w Przedsiębiorstwie – zasady ogólne
Filary ochrony danych osobowych w Spółce:
Legalność − Przedsiębiorstwo dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.
Bezpieczeństwo − Przedsiębiorstwo zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych
podejmując stale działania w tym zakresie.
Prawa Jednostki − Przedsiębiorstwo umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie
swoich praw i prawa te realizuje.
Rozliczalność − Przedsiębiorstwo dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby
w każdej chwili móc wykazać zgodność.
Przedsiębiorstwo przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:
- w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);
- rzetelnie i uczciwie (rzetelność);
- w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);
- w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja);
- nie więcej niż potrzeba (adekwatność);
- z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);
- nie dłużej niż potrzeba (czasowość);
- zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).
System ochrony danych osobowych w Przedsiębiorstwie składa się z następujących elementów:
a. Przedsiębiorstwo dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w Przedsiębiorstwie, klas
danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych
(inwentaryzacja), w tym:
- przypadków przetwarzania danych specjalnych i danych „kryminalnych”
- przypadków przetwarzania danych dzieci;
- współadministrowania danymi.
b. Przedsiębiorstwo opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych w
Spółce (Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w Przedsiębiorstwie.
c. Przedsiębiorstwo zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i
rejestruje je w Rejestrze, w tym:
- utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,
- inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy Przedsiębiorstwo przetwarza dane
na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Przedsiębiorstwa.
d. Obsługa praw jednostki. Przedsiębiorstwo spełnia obowiązki informacyjne względem osób,
których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie
żądania, w tym:
- Obowiązki informacyjne. Przedsiębiorstwo przekazuje osobom prawem wymagane informacje
przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie
realizacji tych obowiązków.
- Możliwość wykonania żądań. Przedsiębiorstwo weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego
wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających.
- Obsługa żądań. Przedsiębiorstwo zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób
były realizowane w terminach i w sposób wymagany przez RODO i dokumentowane.
- Zawiadamianie o naruszeniach. Przedsiębiorstwo stosuje procedury pozwalające na ustalenie
konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.
e. Minimalizacja. Przedsiębiorstwo posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją (privacy by
default), a w tym:
- zasady zarządzania adekwatnością danych;
- zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych;
- zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności;
f. Przedsiębiorstwo zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:
- przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
- dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
- posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji;
- stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia
ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych − zarządza incydentami.
Przetwarzający. Przedsiębiorstwo posiada zasady doboru przetwarzających dane na rzecz
Przedsiębiorstwa, wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasad
weryfikacji wykonywania umów powierzenia.
Eksport danych. Przedsiębiorstwo posiada zasady weryfikacji, czy Przedsiębiorstwo nie
przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE) lub do organizacji międzynarodowych oraz
zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.
Privacy by design - Zasada prywatności w fazie projektowania.
Przedsiębiorstwo zarządza zmianami mającymi wpływ na prywatność. W tym celu procedury
uruchamiania nowych projektów i inwestycji w Przedsiębiorstwie uwzględniają konieczność oceny
wpływu zmiany na ochronę danych, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów
przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany,
inwestycji czy na początku nowego projektu.
Przetwarzanie transgraniczne. Przedsiębiorstwo posiada zasady weryfikacji, kiedy zachodzą
przypadki przetwarzania transgranicznego oraz zasady ustalania wiodącego organu nadzorczego i
głównej jednostki organizacyjnej w rozumieniu RODO.
6. Inwentaryzacja
Dane wrażliwe - Przedsiębiorstwo identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może
przetwarzać dane wrażliwe (dane specjalne i dane karne) oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy
zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania danych wrażliwych. W przypadku zidentyfikowania
przypadków przetwarzania danych wrażliwych, Przedsiębiorstwo postępuje zgodnie z przyjętymi
zasadami w tym zakresie.
Dane niezidentyfikowane - Przedsiębiorstwo identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może
przetwarzać dane niezidentyfikowane i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób,
których dotyczą dane niezidentyfikowane.
Współadministrowanie - Przedsiębiorstwo identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i
postępuje w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.
7. Rejestr Czynności Przetwarzania Danych
RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy
przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację
fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady
rozliczalności. Przedsiębiorstwo prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i
monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.
Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Przedsiębiorstwu rozliczanie
większości obowiązków ochrony danych.
W Rejestrze, dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Przedsiębiorstwo uznało za odrębną
dla potrzeb Rejestru, Przedsiębiorstwo odnotowuje:
- opis kategorii osób;
- cel przetwarzania;
- podstawę prawną przetwarzania;
- opis kategorii danych;
- szczególne kategorie danych;
- opis kategorii odbiorców danych;
- sposób przetwarzania danych;
- sposób zbierania danych;
- okres przechowywania danych;
- opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.
8. Podstawy przetwarzania
Przedsiębiorstwo dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla
poszczególnych czynności przetwarzania.
Przedsiębiorstwo wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację
posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na
komunikację na odległość (email, telefon, sms, in.) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i
podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.).
Kierownik komórki organizacyjnej Przedsiębiorstwa ma obowiązek znać podstawy prawne, na jakich
komórka przez niego kierowana dokonuje konkretnych czynności przetwarzania danych osobowych.
Jeżeli podstawą jest uzasadniony interes Przedsiębiorstwa, kierownik komórki ma obowiązek znać
konkretny realizowany przetwarzaniem interes Przedsiębiorstwa.
9. Sposób obsługi praw jednostki i obowiązków informacyjnych
Przedsiębiorstwo dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których
dane przetwarza.
Przedsiębiorstwo ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym:
zamieszczenie na stronie internetowej Przedsiębiorstwa informacji lub odwołań (linków) do
informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich w Spółce, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu ze Przedsiębiorstwem w tym celu, ewentualnym cenniku żądań
„dodatkowych” itp.
Przedsiębiorstwo dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.
Przedsiębiorstwo wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb
realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.
W celu realizacji praw jednostki Przedsiębiorstwo zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające
zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Przedsiębiorstwo, zintegrować te dane,
wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany,
Przedsiębiorstwo dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.
10. Obowiązki informacyjne
Przedsiębiorstwo określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków
informacyjnych.
Przedsiębiorstwo informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie
żądania tej osoby.
Przedsiębiorstwo informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej
osoby.
Przedsiębiorstwo informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie
niebezpośrednio od niej.
Przedsiębiorstwo określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych,
tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).
Przedsiębiorstwo informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
Przedsiębiorstwo informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
Przedsiębiorstwo informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu
przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie
niemożliwe).
Przedsiębiorstwo informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej
przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
Przedsiębiorstwo bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych,
jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.
10. Żądania osób
Prawa osób trzecich. Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Przedsiębiorstwo wprowadza
proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku
powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub
prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np.
prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste itp.), Przedsiębiorstwo może zwrócić się do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub
podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.
Nieprzetwarzanie. Przedsiębiorstwo informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej
dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
Odmowa. Przedsiębiorstwo informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie
rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
Dostęp do danych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Przedsiębiorstwo informuje
osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15
RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela
osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie
kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych
Przedsiębiorstwo nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.
Kopie danych. Na żądanie Przedsiębiorstwo wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i
odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Przedsiębiorstwo wprowadza i utrzymuje cennik
kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych
skalkulowana jest w oparciu o oszacowany jednostkowy koszt obsługi żądania wydania kopii danych.
Sprostowanie danych. Przedsiębiorstwo dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie
osoby. Przedsiębiorstwo ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba wykaże
nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych
Przedsiębiorstwo informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
Uzupełnienie danych. Przedsiębiorstwo uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby.
Przedsiębiorstwo ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z
celami przetwarzania danych (np. Przedsiębiorstwo nie musi przetwarzać danych, które są Spółce
zbędne). Przedsiębiorstwo może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych danych, chyba
że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Przedsiębiorstwo procedur (np. co do
pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za
niewiarygodne.
Usunięcie danych. Na żądanie osoby, Przedsiębiorstwo usuwa dane, gdy:
- dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w innych celach,
- zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
- osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
- dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
- konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
Przedsiębiorstwo określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić
efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym
bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3
RODO. Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Przedsiębiorstwo,
Przedsiębiorstwo podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych
administratorów przetwarzających te dane osobowe, o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich.
W przypadku usunięcia danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
12. Ograniczenie przetwarzania.
Przedsiębiorstwo dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
- osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
- przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu
danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
- Spółka nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą,
do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
- osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną
sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Przedsiębiorstwa zachodzą prawnie uzasadnione
podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.
W trakcie ograniczenia przetwarzania Przedsiębiorstwo przechowuje dane, natomiast nie przetwarza
ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu
ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub
prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.
Przedsiębiorstwo informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Przedsiębiorstwo informuje osobę o odbiorcach
danych, na żądanie tej osoby:
Przenoszenie danych. Na żądanie osoby Przedsiębiorstwo wydaje w ustrukturyzowanym,
powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu
podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Spółce,
przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej,
w systemach informatycznych Przedsiębiorstwa.
Sprzeciw w szczególnej sytuacji. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw
względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Przedsiębiorstwo w oparciu o
uzasadniony interes Przedsiębiorstwa lub o powierzone Przedsiębiorstwu zadanie w interesie
publicznym, Przedsiębiorstwo uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Przedsiębiorstwa
ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności
osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Sprzeciw przy badaniach naukowych, historycznych lub celach statystycznych. Jeżeli
Przedsiębiorstwo prowadzi badania naukowe, historyczne lub przetwarza dane w celach
statystycznych, osoba może wnieść umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem takiego
przetwarzania. Przedsiębiorstwo uwzględni taki sprzeciw, chyba że przetwarzanie jest niezbędne do
wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.
Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem
przetwarzania jej danych przez Przedsiębiorstwo na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym
ewentualnie profilowania), Przedsiębiorstwo uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.

Prawo do ludzkiej interwencji przy automatycznym przetwarzaniu. Jeżeli Przedsiębiorstwo przetwarza
dane w sposób automatyczny, w tym w szczególności profiluje osoby, i w konsekwencji podejmuje
względem osoby decyzje wywołujące skutki prawne lub inaczej istotnie wpływające na osobę,
Przedsiębiorstwo zapewnia możliwość odwołania się do interwencji i decyzji człowieka po stronie
Przedsiębiorstwa, chyba że taka automatyczna decyzja :
- jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a
Przedsiębiorstwem;
- jest wprost dozwolona przepisami prawa; lub (iii) opiera się o wyraźną zgodę odwołującej osoby.
13. MINIMALIZACJA
Przedsiębiorstwo dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: (i) adekwatności danych do
celów (ilości danych i zakresu przetwarzania), (ii) dostępu do danych, (iii) czasu przechowywania
danych.
Minimalizacja zakresu
Przedsiębiorstwo zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość
przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia
RODO. Spółka dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich
przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.
Przedsiębiorstwo przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w
ramach procedur zarządzania zmianą (privacy by design).
Minimalizacja dostępu
Przedsiębiorstwo stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do
poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne
(ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w
których rezydują dane osobowe).
Przedsiębiorstwo stosuje kontrolę dostępu fizycznego.
Przedsiębiorstwo dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i
zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających.
Przedsiębiorstwo dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i
aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok.
Szczegółowe zasady kontroli dostępu fizycznego i logicznego zawarte są w procedurach
bezpieczeństwa fizycznego i bezpieczeństwa informacji Przedsiębiorstwa.
Minimalizacja czasu
Przedsiębiorstwo wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych w Przedsiębiorstwie, w
tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych
w Rejestrze.
Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów
produkcyjnych Przedsiębiorstwa, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być
archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych
przez Przedsiębiorstwo. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania
kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi
usuwania danych.

14. BEZPIECZEŃSTWO
Przedsiębiorstwo zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności
osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Przedsiębiorstwo.
Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa
Przedsiębiorstwo przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych
osobowych. W tym celu:
Przedsiębiorstwo zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji,
cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania − wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów
wyspecjalizowanych.
Przedsiębiorstwo kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które
przedstawiają.
Przedsiębiorstwo przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla
czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Przedsiębiorstwo analizuje możliwe sytuacje i
scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele
przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie
wystąpienia i wadze zagrożenia.
Przedsiębiorstwo ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i
ocenia koszt ich wdrażania. W tym Przedsiębiorstwo ustala przydatność i stosuje takie środki i
podejście jak:
- pseudonimizacja,
- szyfrowanie danych osobowych,
- inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności,
integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,
- środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do
szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu
fizycznego lub technicznego.
Oceny skutków dla ochrony danych
Przedsiębiorstwo dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych
osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie.
Przedsiębiorstwo stosuje metodykę oceny skutków przyjętą w Przedsiębiorstwie.
Środki bezpieczeństwa
Przedsiębiorstwo stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności
środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych.
Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i
zapewnienia cyberbezpieczeństwa w Przedsiębiorstwie i są bliżej opisane w procedurach przyjętych
przez Przedsiębiorstwo dla tych obszarów.
Zgłaszanie naruszeń
Przedsiębiorstwo stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie
zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od
ustalenia naruszenia.

15. PRZETWARZAJĄCY
Przedsiębiorstwo posiada zasady doboru i weryfikacji przetwarzających dane na rzecz
Przedsiębiorstwa opracowane w celu zapewnienia, aby przetwarzający dawali wystarczające
gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia
bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na
Przedsiębiorstwie.
Przedsiębiorstwo przyjęło minimalne wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych
stanowiące Załącznik nr 2 do Polityki – „Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych”.
Przedsiębiorstwo rozlicza przetwarzających z wykorzystania podprzetwarzających, jak też z innych
wymagań wynikających z Zasad powierzenia danych osobowych.

16. EKSPORT DANYCH
Przedsiębiorstwo rejestruje w Rejestrze przypadki eksportu danych, czyli przekazywania danych poza
Europejski Obszar Gospodarczy (EOG w 2017 r. = Unia Europejska, Islandia, Lichtenstein i
Norwegia). Aby uniknąć sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych w szczególności w związku z
wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych (shadow IT), Spółka okresowo weryfikuje
zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych
rozwiązania równoważne.

17. PROJEKTOWANIE PRYWATNOŚCI
Przedsiębiorstwo zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić
zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania.
W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez Przedsiębiorstwo odwołują się do zasad
bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i
ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowana bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania
danych od początku projektu lub inwestycji.

WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW
DO POLITYKI OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH:
Załącznik nr 1 – Wykaz miejsc przetwarzania danych osobowych
A. Tarnów Biuro - ul. Mostowa 14
Załącznik nr 2 – Wykaz zbiorów i systemów zastosowanych do ich przetwarzania
Załącznik nr 3 – Rejestr Czynności Przetwarzania Danych
Załącznik nr 4 – Instrukcja odpowiedniego zabezpieczenia, przetwarzania , przechowywania i
likwidacji danych osobowych
Załącznik nr 5 – Wykaz nadanych upoważnień
A. Tarnów Biuro - ul. Mostowa 14
Załącznik nr 6 – Wykaz umów powierzenia
A. Tarnów Biuro - ul. Mostowa 14